Sparer tid, penger og miljø på sikker digital postgang

Regional koordinerende enhet på Sunnaas sykehus tar i bruk ny løsning for digital postgang. Gevinstene er mange når om lag 36 000 brev nå sendes helelektronisk fra journalsystemet DIPS til Digipost.

Hender på tastatur
 

Pasienter, henvisere og behandlingssteder får nå svar på henvisninger i samme øyeblikk de er ferdigvurdert.

Postutgiftene er halvert og tid blir frigitt andre oppgaver, sier prosjektleder Jon Ivar Sørland.

Digital postgang er et innovasjonsprosjekt for bruk av programvaren DigiLink fra MediLink Software, for å sende og videresende alle typer brev direkte fra pasientjournalsystemet DIPS til Digipost. Løsningen gjør det mulig å sende med valgfrie – og individuelt tilpassede vedlegg.
Tre prosjektdeltakere står oppstilt ute

Fra venstre Ole Kristian Kleven og Emil Lilleby Mathisen fra MediLink Software, sammen med prosjektleder Sunnaas sykehus Jon Ivar Sørland



-Tidligere brukte vi mye tid og ressurser på å sende brevene manuelt. Materialkostnader til porto, papir, utskrift og konvoluttering har vært høye, sier Sørland som også er leder for regional koordinerende enhet (RKE).

For å kunne sende alle typer brev digitalt på en sikker og effektiv måte, har Sørland samarbeidet med selskapet MediLink Software. Løsningen DigiLink ble satt i produksjon høsten 2018, i samarbeid med Digipost og Sykehuspartner HF.  

Sender all post helelektronisk

Fra oktober 2019 sender regional koordinerende enhet (RKE) all utgående post helelektronisk. Det er en løsning på høyeste sikkerhetsnivå for mottaker, det betyr at den krever innlogging med Bank ID, Buypass smartkort, Commfides eller BankID på mobil for å lese brevet.

-Dersom mottaker ikke har egen Digipostkonto skrives brevet ut av Digipost print / Posten Norge, forklarer Sørland.

MediLink Software planlegger integrasjon mot flere tjenester som f.eks. den digitale postkassen e-boks og Postens signeringstjeneste.
   
Prosjektleder Sørland ser en rekke gevinster overgangen til digital postgang har for sykehuset.

  • Å innfri lovkrav til 10 dagers samlet vurderingstid
  • Økt sikkerhet ettersom alle forsendelser er sporbare og mulighet for menneskelige feil er betydelig redusert
  • Økonomisk nytte ved 50 % reduksjon av materialkostnadene til utsending av brev og en 50 % stilling frigjort til andre arbeidsoppgaver
  • Organisatorisk nytte ved at tid blir spart i andre enheter med ansvar for, og oppgaver knyttet til, forsyningsleddene og postgangen.
  • Miljøgevinster ved bortfall av behov for papir og redusert CO2-avtrykk

DigiLink er i dag i drift ved flere private sykehus og helseforetak.

Innovasjonsprosjektet digital postgang